האם אתה מנהל את הידע שלך?

"ניהול ידע הוא גישה הוליסטית שמטרתה שיפור תפוקה ולמידה, על ידי אופטימיזציה של דרכי השימוש בידע. ניהול ידע עוסק בארבעה תחומי דעת: שימור, שיתוף, הנגשה ופיתוח של ידע וזאת בשיטות מתודולוגיות סדורות, לקידום יעדי הארגון…"

היה היה, לפני שנים רבות… (100, אם נדייק…)

מקס ובר, כלכלן פוליטי, סוציולוג ופילוסוף גרמני, פיתח את ההסבר השיטתי הראשון לצמיחת האירגונים המודרניים. הוא זיהה את המנגנונים לתיאום יציב של הפעילות האנושית במרחב ובזמן.
זה אמנם נראה כמשפט מסובך בקריאה ראשונה, אך מי מאיתנו לא היה רוצה שהאירגון שבו הוא עובד יהיה מתואם באופן יציב ויניב את מקסימום התוצרת? נראה לי שכולנו "נזרום" עם זה.

בנוסף, קבע ובר, כי ארגונים תלויים בשליטה במידע והדגיש את החשיבות המרכזית של המילה הכתובה בתהליך זה. ארגון זקוק לכללים כתובים כדי לתפקד ולתיקים (תיקיות, ספריות, נפח דיגיטלי ואחר) כדי לשמור ולשמר בהם את "זכרונו". בל נשכח כי ידע ברשות האדם מאפשר לו להתמודד באופן טוב יותר על מנת להגשים את מטרותיו וכי חוסר יעילות בתחום שימור המידע הפנים ארגוני, מביא לבזבוז זמן ומשאבים ואבדן ידע.

מהו "ידע"?

נוהגים להתייחס לכמה מושגים בתחום ולעיתים משמעותם נסתרת מעינינו או שאנו מבלבלים ביניהם.
נתונים – חומר הנכנס כקלט אל מערכת ללא כל עיבוד ולעיתים אף ללא רשת של קשרים בין הנתונים.
מידע – כל מתאם, נתון, עובדה או פרט תוכן שניתן לקידוד, שמירה או שימוש בעיבוד.
ידע (והבנתו) – עיבוד של נתונים ומידע לכלל תובנות המבוססות על רשת הקשרים תקינה לצורך מסויים.

ידע נמצא בשני מישורים – גלוי וסמוי. הגלוי בנוי מהנתונים והמידע הנגזר מהם והסמוי הוא אותו ידע המצוי בראשם של אנשים ועל מנת לחשוף אותו ולהנגישו לציבור יש לבצע פעולות גילוי שונות.

מהו "ניהול ידע" כיום?

"ניהול ידע אינו ניהול של הידע אלא ניהול בעידן של ידע. ניהול ידע הוא תפיסה ניהולית  המאגדת תרבות, תהליכים עסקיים בליבת הארגון ותשתיות תומכות, לצורך מיצוי מושכל של הידע הקיים בארגון ולצורך יצירת ידע חדש – במטרה לממש את החזון הארגוני והיעדים העסקיים של הארגון בצורה אפקטיבית לצורך יצירת ערך ויעילה להגדלת הרווחים."

ארבעת המרכיבים הבסיסיים בניהול ידע:
1. תרבות – טיפוח המודעות והרצון לשמר, לשתף ולפתח את הידע הארגוני. בניית תרבות ארגונית המעודדות ומתגמלת ניהול ושיתוף בידע.
2. תהליכים – הגדרת תהליכי עבודה בהם יעשו שימוש בידע; הגדרת תהליכי עבודה לעדכון הידע ותחזוקתו.
3. תוכן – עיסוק בהבניית התוכן, ניהול תוכן, עיבודו, ארגונו ודרך הנגשתו, באופן שייקל על המשתמש לעשות שימוש נבון ויעיל בידע.
4. פלטפורמה מאפשרת לשימור, שיתוף והפצה. כיום מקובל המחשוב כפלטפורמה מתאימה אם כי לאור מה שאנו יודעים היום על "הכחדת הזכרון הדיגיטלי", ייתכן וכדאי לחשוב על יותר מאשר פלטפורמה אחת.

מי מנהל את הידע?

ניהול ידע הוא מהלך ארגוני המחייב התייחסות כוללת. יש לפעול למינוי בעלי תפקידים כגון מְנַהֵל ידע (אחד או צוות), מובילי פעילות מיפוי, איסוף ושימור ביחידות השונות, מומחי תוכן, ואחראי כולל, מידען בעל הכשרה מקצועית מטעם הנהלת הארגון. יש להקצות לכך את המשאבים הנדרשים מבחינת זמן ופלטפורמה טכנולוגית וכן יש לפעול להגדרה סדורה של פתרונות, דרכי עבודה, מדידה, נהלים והנחיות.
השיטה החכמה – Know-Tell-Write

וכמה אתה מוכן להשקיע בבזבוז?

מתברר, לאור מחקרים וגם מסקר שעשתה פירמת הייעוץ וראיית החשבון Deloitte בקרב חברות בישראל כי המונח "שימור ידע" נשאר מונח על מדף התודעה עם מעט מאד יישום מעשי, עד לרמה שבה עובדים משקיעים כשליש מזמנם באיתור ידע ומידע מסוגים שונים הדרוש להם לביצוע עבודתם.

מעט במספרים: 60% מהחברות שנסקרו דיווחו כי מוטמעת בארגון תרבות של שיתוף ידע אך רק 6%-9% מהן דווחו כי הן משתמשות בפתרונות שימור והנגשת ידע לעובדים וללקוחות באמצעים שונים.
הקושי, מסתבר, גדול אצל חברות המעסיקות מעל 100 עובדים ורק ב- 17% מהחברות קיימת מתודולוגיית שימור ידע. כ-22% מהחברות הנשאלות ציינו כי אין להם מתודולוגיה מסודרת לנושא זה וכי הם אינם רואים בכך צורך וזאת מבלי לתת את הדעת על כך (וזאת כבר הזכרנו) שחוסר יעילות בתחום שימור המידע הפנים ארגוני מביא לבזבוז זמן, משאבים ואבדן ידע יקר ערך במקרה של פרישה.

לסיכום

אם אתה בעל שליטה, בעל חברה או עובד שהמידע הוא חלק בלתי נפרד מחייו – ברור לך כעת מעבר לכל ספק שאת המידע הגלוי והסמוי שעליו נשענת החברה יש להנגיש בדרך היעילה ביותר. העובדים מצפים לקבל את אותן יכולות דיגיטליות שהם מכירים מהבית – גם בסביבת העבודה. כולנו התרגלנו למצוא את מבוקשנו בגוגל בדף החיפוש הראשון וזה בדיוק מה שהעובד מצפה במשרד.
לך, כמנהל, מאד כדאי שאכן כך יהיה גם בארגון שלך.

________________________________________________________

ביבליוגרפיה

1. המודל הטהור של הביורוקרטיה, ויקיפדיה. אוחזר: 04/02/2017
   https://goo.gl/mFeJ2p
2. מקס ובר, ויקיפדיה. אוחזר: 04/02/2017
   https://goo.gl/5F5WVx
3. אנתוני גידנס, סוציולוגיה, מהדורה שישית בשיתוף פיליפ ו. סאטון, כרך ב', האוניברסיטה הפתוחה תשע"ד, 2014  פרק 18, עמ' 694-695
4. The Marker, קריירה, עובדים בישראל משקיעים יום בשבוע באיתור מידע בארגון, טלי חרותי-סובר, 06/12/2016  אוחזר: 04/02/2017    http://www.themarker.com/career/1.3143995
5. הכחדת הזכרון הדיגיטלי, ד"ר יעקב הכט, 02/11/2016 – איגוד האינטרנט הישראלי
   http://www.isoc.org.il/internet-il/articles-and-research/magazine/digital-memory-extinction
6. ניהול ידע, ויקיפדיה. https://goo.gl/LnXolp
7. הבנה מיוחסת, יורם הרפז, הד החינוך, פ"ח, 1, אוקטובר 2013, עמ' 30-37
   https://goo.gl/rcVhpk
8. מסע, מסה ומשא – תצפית על ארגונים, ניהול וידע, 10 תובנות על ניהול ידע בארגונים, יגאל חמיש, מסע, מסה ומשא – תצפית על ארגונים, ניהול וידע  11/11/2010
9. שיתוף בידע, אינטליגנציה קולקטיבית ומה שביניהם – מצגת של הילה קורן, מנכ"לית wiscom
   http://lib.haifa.ac.il/extprojects/inforg/images/articles/CollectiveIntelligence.pdf